Verfügbarkeiten und Ausnahmen

Die Verwaltung von Verfügbarkeiten und Ausnahmen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Buchungssystems. So können Sie sicherstellen, dass sowohl die Organisation als auch die Mitarbeiter zu den gewünschten Zeiten für Termine zur Verfügung stehen – und gleichzeitig spezifische Abweichungen oder Sperrzeiten berücksichtigt werden.

Sobald die Verfügbarkeiten und Ausnahmen für die Organisation und die Mitarbeiter festgelegt sind, werden die Änderungen automatisch in das Buchungssystem übernommen. Sie wirken sich direkt auf die Buchbarkeit von Terminen aus. Dadurch wird der Buchungsprozess für Ihre Kunden klar und einfach steuerbar. Es wird sichergestellt, dass nur verfügbare Zeiten angezeigt werden und Buchungen außerhalb der definierten Zeiten nicht möglich sind.

In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Arten von Verfügbarkeiten und wie Sie Ausnahmen für Ihre Mitarbeiter konfigurieren können.

Verfügbarkeiten der Organisation

Die Verfügbarkeit der Organisation gibt an, wann Ihre gesamte Organisation geöffnet und buchbar ist. Dies umfasst die allgemeinen Öffnungszeiten, in denen Kunden Termine buchen können. Diese Zeiten werden einmalig in den Einstellungen der Organisation festgelegt.

• Öffnungszeiten der Organisation
  In den Einstellungen können Sie festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Ihre Organisation geöffnet ist. Dies gibt Ihren Kunden einen klaren Überblick darüber, wann Sie für Anfragen oder Buchungen zur Verfügung stehen.

• Abweichende Verfügbarkeiten
  Sollten sich die Öffnungszeiten der Organisation an bestimmten Tagen oder für spezifische Zeiträume ändern, können abweichende Verfügbarkeiten in den allgemeinen Einstellungen definiert werden. So können Feiertage, Sonderveranstaltungen oder betriebliche Anpassungen berücksichtigt werden, um die Buchung korrekt zu steuern.

Wenn Sie abweichende Zeiten für Ihre Organisation anlegen wollen, schauen Sie sich unseren Artikel dazu an:
Wie stelle ich abweichende Öffnungszeiten für die Organisation ein?

Verfügbarkeiten der Mitarbeiter

Neben der organisatorischen Verfügbarkeit ist auch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ein wichtiger Faktor. Es ist entscheidend, dass Mitarbeiter zu den angegebenen Zeiten für Termine buchbar sind. Die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters kann von den allgemeinen Öffnungszeiten der Organisation abweichen.

• Mitarbeiterverfügbarkeit festlegen
  Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter kann individuell definiert werden. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise persönliche Zeiten, zu denen sie nicht verfügbar sind, während andere regelmäßig zu unterschiedlichen Arbeitszeiten arbeiten.

• Verfügbarkeitsausnahmen
  Falls ein Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar ist, können Ausnahmen konfiguriert werden. So können Sie einzelne Mitarbeiter gezielt für bestimmte Termine oder an bestimmten Tagen als nicht verfügbar kennzeichnen. Diese Funktion stellt sicher, dass keine Buchungen zu Zeiten erfolgen, in denen ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Soll ein Mitarbeiter außerplanmäßig verfügbar für eine bestimmte Terminvorlage sein, so können Sie diese Einstellungen auch in den Ausnahmen vornehmen.

Wenn Sie Verfügbarkeitsausnahmen für Mitarbeiter ändern wollen, schauen Sie sich unseren Artikel dazu an:
Wie nehme ich Verfügbarkeitsausnahmen für Mitarbeiter vor?

Fazit

Die Verwaltung von Verfügbarkeiten und Ausnahmen ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um sicherzustellen, dass sowohl Ihre Organisation als auch Ihre Mitarbeiter effizient in den Buchungsprozess integriert werden. Mit den richtigen Einstellungen bieten Sie Ihren Kunden einen reibungslosen und transparenten Buchungsprozess, der gleichzeitig sicherstellt, dass keine Termine zu ungünstigen Zeiten gebucht werden. 

Ein gut konfiguriertes System für Verfügbarkeiten und Ausnahmen spart Zeit, erhöht die Effizienz und sorgt für eine bessere Benutzererfahrung.