Um Ihnen bei der Festlegung der Buchungsregeln für Ihre Termine zu helfen, gibt es drei wichtige Felder, die bestimmen, wie früh und wie spät Kund:innen einen Termin buchen können und welche Vorlaufzeit erforderlich ist.

Diese Einstellungen gelten für die ganze Organisation oder je Terminvorlage einzeln. Sie wirken bei der Terminbuchung durch Ihre Kund:innen über Buchungsstrecke oder Mini-Website. Wenn Sie selbst über Kalender oder Kundschaft buchen, gelten sie nicht.

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Wellnesszentrum. Mit diesen Einstellungen können Sie es Ihren Kund:innen ermöglichen, Termine von 3 Tagen bis zu 30 Tagen im Voraus zu buchen, und eine Vorlaufzeit von 2 Stunden festlegen, um sicherzustellen, dass Sie für jeden Termin genügend Vorlauf haben.

Passen Sie diese Einstellungen an Ihre Geschäftsanforderungen an, um die Terminverwaltung für Sie und Ihre Kund:innen reibungslos und effektiv zu gestalten.

Effekt der Einstellungen

Frühester Termin 

Diese Einstellung legt fest, ab wann Kund:innen einen Termin frühestens buchen können. Wenn Sie beispielsweise den Wert auf "3" setzen, bedeutet das, dass Kund:innen erst in drei Tagen von heute an Termine buchen können.  Gezählt wird ab 00:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Organisation.

Beispiel: Heute ist Dienstag. Der früheste zu buchende Termin ist Freitag.

Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit zur Vorbereitung auf bevorstehende Termine haben, ohne dass kurzfristige Buchungen möglich sind.

• Steht der Wert auf "0": Termine können am selben Tag gebucht werden.
• Steht der Wert auf "1": Termine können erst morgen gebucht werden.
• Steht der Wert auf "2": Termine können erst übermorgen gebucht werden.

Spätester Termin

Diese Einstellung bestimmt, wie weit im Voraus Kund:innen einen Termin buchen können. Wenn Sie hier beispielsweise einen Wert von "30" festlegen, können Kund:innen nur bis zu 30 Tage im Voraus buchen. Dies hilft, Ihren Kalender zu verwalten und zu vermeiden, dass Termine zu weit im Voraus gebucht werden und spart von Ihnen eingesetzte Ressourcen.

Beispiel: Heute ist der 02.01.2024. Der späteste zu buchende Termin ist am 01.02.2024.

• Steht der Wert auf "7": Termine können bis zu einer Woche in der Zukunft gebucht werden.
• Steht der Wert auf "14": Termine können bis zu zwei Wochen in der Zukunft gebucht werden.
• Steht der Wert auf "60": Termine können für die nächsten zwei Monate der Zukunft gebucht werden.

Vorlaufzeit für die Terminbuchung

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie viele Minuten oder Stunden im Voraus eine Buchung erfolgen muss. Wenn der Wert beispielsweise auf "120" gesetzt wird, können Kund:innen nur Termine buchen, die mindestens zwei Stunden im Voraus beginnen. Diese Vorlaufzeit stellt sicher, dass Sie nicht von plötzlichen Buchungen überrascht werden und genügend Zeit zur Vorbereitung haben.

Beispiel: Heute ist Dienstag 14:05. Der früheste zu buchende Termin ist Dienstag 16:05.

• Steht der Wert auf "330": Der früheste zu buchende Termin ist in 5 Stunden 30 Minuten.
• Steht der Wert auf "600": Der früheste zu buchende Termin ist in 10 Stunden.
• Steht der Wert auf "920": Der früheste zu buchende Termin ist in 15 Stunden und 20 Minuten.

Die Einstellungen „Frühester Termin“ und „Vorlaufzeit für die Terminbuchung“ wirken zusammen, werden aber nicht addiert.

Beide sind Untergrenzen und gelten unabhängig voneinander. Es gilt immer die spätere der beiden Grenzen. „Frühester Termin“ rechnet in Tagen ab heute 00:00 Uhr, „Vorlaufzeit“ in Minuten ab dem Buchungszeitpunkt.

Beispiel 1: Heute ist Dienstag 14:00. „Frühester Termin“ ist auf „1“ gesetzt, „Vorlaufzeit für die Terminbuchung“ auf „120“. Die beiden Grenzen sind Dienstag 16:00 und Mittwoch 00:00. Die spätere gilt, der früheste mögliche Termin liegt also am Mittwoch ab 00:00. Praktisch ist es der erste Termin, den Ihre Verfügbarkeit am Mittwoch zulässt.

Beispiel 2: Heute ist Dienstag 14:00. „Frühester Termin“ ist auf „1“ gesetzt, „Vorlaufzeit für die Terminbuchung“ auf „1200“ (20 Stunden). Die Grenzen sind Mittwoch 10:00 und Mittwoch 00:00. Hier gewinnt die Vorlaufzeit, der früheste mögliche Termin ist Mittwoch 10:00.

Beispiel 3: Heute ist Dienstag 14:00. „Frühester Termin“ ist auf „2“ gesetzt, „Vorlaufzeit für die Terminbuchung“ auf „540“. Die Grenzen sind Dienstag 23:00 und Donnerstag 00:00. Der früheste mögliche Termin ist Donnerstag ab 00:00, die Vorlaufzeit bleibt hier ohne Wirkung.

Weil die Vorlaufzeit höchstens 1440 Minuten (24 Stunden) betragen kann, wirkt sie nur, wenn „Frühester Termin“ auf „0“ oder „1“ steht. Ab „2“ bestimmt allein „Frühester Termin“ die Untergrenze.

Buchungszeitraum in Terminvorlagen

Der Buchungszeitraum kann entweder aus den Standardeinstellungen übernommen oder individuell konfiguriert werden.

Navigieren Sie hierzu zu Einstellungen → Terminvorlagen und öffnen Sie die gewünschte Terminvorlage. Wechseln Sie anschließend zum Reiter „Erweitert". Im Abschnitt „Buchungszeitraum" können Sie im Dropdown-Menü zwischen „Standardeinstellungen" und „Eigene Einstellungen" auswählen und speichern.

Soll der Buchungszeitraum den Standardeinstellungen entsprechen, ist keine weitere eingabe nötig.

Soll der Buchungszeitraum hiervon abweichen, wählen Sie „Eigene Einstellungen" aus und hinterlegen Sie die gewünschten Werte in den drei entsprechenden Feldern.

Speichern Sie die Änderungen abschließend.