Der Terminalgorithmus ist das Herzstück des Terminbuchungssystems und regelt, wie verfügbare Zeiten und Ressourcen effizient berechnet werden. Er berücksichtigt zahlreiche Faktoren wie Verfügbarkeiten von Mitarbeitern, Ressourcen und Standorten sowie spezifische Einstellungen aus den Terminvorlagen. Durch diesen Algorithmus wird sichergestellt, dass Kunden reibungslos Termine buchen können, während die organisatorischen Vorgaben eingehalten werden. Im folgende beschreiben wir den Ablauf einer Buchung und was genau alles berücksichtigt wird.
Ablauf des Buchungsalgorithmus in der Buchungssoftware
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Eingabe des Benutzers:
- Der Benutzer wählt die gewünschte Terminart (z. B. Beratungsgespräch, Massage).
- Der Zeitraum für die Buchung wird spezifiziert (z. B. 19.02.2025 um 15:00 Uhr).
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Initialisierung des Algorithmus:
- Der Algorithmus startet und prüft die grundlegenden Informationen zu:
- Dauer des Termins basierend auf der gewählten Terminart.
- Benötigte Ressourcen, wie Mitarbeiter, Räume oder Geräte.
- Der Algorithmus startet und prüft die grundlegenden Informationen zu:
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Prüfung der Ressourcen:
- Ressourcenkombinationen:
- Welche und wie viele Ressourcen werden benötigt? (z. B. 2 von 5 Mitarbeitern, 1 von 3 verfügbaren Räumen).
- Verfügbarkeit:
- Wann sind die benötigten Ressourcen verfügbar? Berücksichtigt werden:
- Arbeitszeiten von Mitarbeitern.
- Öffnungszeiten der Organisation.
- Wann sind die benötigten Ressourcen verfügbar? Berücksichtigt werden:
- Blockierungen:
- Sind Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Geräte) bereits durch andere Termine belegt?
- Ausnahmen:
- Gibt es speziell hinterlegte Verfügbarkeitsausnahmen, die eine Ressource trotz Standardregeln verfügbar machen?
- Ressourcenkombinationen:
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Synchronisation:
- Abgleich mit externen Kalendern (z. B. Outlook), um Terminüberschneidungen zu vermeiden.
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Berücksichtigung von Buchungsregeln:
- Früheste Buchung: Ab wann darf ein Termin gebucht werden? (z. B. frühestens in 2 Tagen).
- Späteste Buchung: Wie weit im Voraus darf ein Termin gebucht werden? (z. B. maximal 30 Tage).
- Zeitraster: In welchen Intervallen können Termine gebucht werden? (z. B. jede Viertelstunde oder jede volle Stunde).
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Ermittlung verfügbarer Zeiten:
- Basierend auf allen oben genannten Kriterien berechnet der Algorithmus eine Liste mit verfügbaren Zeitfenstern, die für die Terminart und den gewünschten Zeitraum infrage kommen.
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Ausgabe der Zeiten:
- Der Benutzer erhält eine Übersicht über alle freien Termine, die die Anforderungen erfüllen.
- Die Software erlaubt es, direkt einen Slot auszuwählen und zu buchen.
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Buchungsabschluss:
- Der ausgewählte Termin wird verbindlich gebucht.
- Die betroffenen Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Geräte) werden für diesen Zeitraum blockiert.
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