Kalendereintrag (ICS-Datei): Titel und Beschreibung selbst bestimmen

Worum geht es?

Zu jedem gebuchten Termin verschickt bookingtime eine ICS-Datei. Das ist eine kleine Kalenderdatei: Ihre Kunden und Mitarbeiter klicken darauf, und der Termin landet direkt in Outlook, im Google Kalender oder im Apple Kalender. Was dort als Titel und als Beschreibung erscheint, bestimmen Sie selbst.

Wo finde ich die Einstellung?

Unter Einstellungen → Standardeinstellungen → Registerkarte „Export". Hier legen Sie den Text einmal für Ihre gesamte Organisation fest. Sie finden dort zwei getrennte Bereiche:

• Kunden: der Text, den Ihre Kunden in ihrem Kalender sehen.
• Mitarbeiter: der Text, den Ihre Mitarbeiter in ihrem Kalender sehen.

Beide dürfen unterschiedlich sein. Für Mitarbeiter sind oft mehr Details sinnvoll als für Kunden.

Was sind Textmodule?

Platzhalter, die beim Versand automatisch mit den echten Termindaten gefüllt werden. Über „+ Textmodul" fügen Sie zum Beispiel den Namen Ihrer Organisation, die Bezeichnung des Termins oder Datum und Uhrzeit ein. Sie schreiben den Text also nur einmal, und trotzdem ist jeder Kalendereintrag korrekt ausgefüllt.

Ein Titel wie „[ORGANIZATION_NAME] – [APPOINTMENT_PUBLIC_NAME]" erscheint im Kalender dann beispielsweise als „Musterpraxis – Beratungsgespräch".

Warum finde ich dieselbe Einstellung an mehreren Stellen?

Weil Sie den Text auf drei Ebenen festlegen können, von allgemein bis speziell:

1. Standardeinstellungen: gilt für Ihre ganze Organisation.
2. Terminvorlage: gilt nur für diese eine Leistung.
3. E-Mail-Vorlage: gilt nur für diese eine E-Mail.

Auf jeder Ebene finden Sie oben das Feld „Quelle für Standardtexte". Damit entscheiden Sie, ob die Ebene den Text von oben übernimmt oder einen eigenen verwendet:

• Standardeinstellung: übernimmt den organisationsweiten Text.
• Terminvorlage: übernimmt den Text aus der Terminvorlage (diese Option gibt es nur in der E-Mail-Vorlage).
• Eigene Einstellung: hier gilt ein eigener Text, der nur an dieser Stelle verwendet wird.

Welche Ebene gewinnt?

Immer die speziellste. Steht in der E-Mail-Vorlage „Eigene Einstellung", dann zählt genau dieser Text, unabhängig davon, was in der Terminvorlage oder in den Standardeinstellungen hinterlegt ist.

Ich habe den Standardtext geändert, im Kalender steht aber weiterhin der alte. Woran liegt das?

Das ist der häufigste Fall: An einer spezielleren Stelle steht noch „Eigene Einstellung" und überschreibt Ihre Änderung. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Die verwendete E-Mail-Vorlage, Registerkarte „ICS-Datei Kunde" oder „ICS-Datei Mitarbeiter": Steht dort „Eigene Einstellung"?
2. Die verwendete Terminvorlage, dieselben Registerkarten: Steht dort „Eigene Einstellung"?

Sobald Sie die betreffende Stelle wieder auf „Standardeinstellung" zurückstellen, greift Ihr zentraler Text.

Wie mache ich eine Ausnahme rückgängig?

Stellen Sie „Quelle für Standardtexte" zurück auf „Standardeinstellung". Danach gilt wieder der zentrale Text aus den Standardeinstellungen.

Unser Tipp

Legen Sie den Text einmal zentral in den Standardeinstellungen fest und lassen Sie alle anderen Stellen auf „Standardeinstellung" stehen. Eine Ausnahme lohnt sich nur, wenn ein einzelner Termin wirklich einen anderen Kalendereintrag braucht, etwa eine Online-Beratung, bei der zusätzlich der Einwahllink im Kalender stehen soll. Je weniger Ausnahmen Sie anlegen, desto einfacher bleiben Ihre Texte auf Dauer zu pflegen.