Warum werden Veranstaltungen nicht mit externen Kalendern synchronisiert?

Warum Veranstaltungen nicht synchronisiert werden

Die Kalender-Synchronisation umfasst nur reguläre Termine. Bei Veranstaltungen sind meist mehrere Teilnehmende angemeldet. Würde ein:e Mitarbeiter:in eine Veranstaltung im externen Kalender absagen oder verschieben, wären alle Buchungen betroffen, ohne dass die Teilnehmenden korrekt informiert werden. Deshalb verwalten Sie Veranstaltungen ausschließlich im bookingtime-Kalender.

Workaround: Veranstaltungstermine manuell im externen Kalender eintragen

Wenn Sie Ihre Veranstaltungstermine trotzdem in Ihrem externen Kalender sehen möchten, legen Sie sie dort selbst als Termin an und setzen den Status auf „Frei“.

1. Öffnen Sie Ihren externen Kalender und legen Sie einen neuen Termin zum Datum und zur Uhrzeit des Veranstaltungstermins an.
2. Wählen Sie einen Titel, der zeigt, woher der Termin stammt, z. B. „[bookingtime-Veranstaltung] Yoga-Kurs (Änderungen nur in bookingtime)“.
3. Setzen Sie den Status des Termins auf „Frei“.
4. Für regelmäßig stattfindende Veranstaltungen legen Sie im externen Kalender eine Terminserie an. So richten Sie den Eintrag nur einmal ein.
5. Optional: Weisen Sie eine Kategorie oder Farbe zu, damit diese Termine auffallen.

Warum „Frei“ und nicht „Beschäftigt“

Wenn Sie Ihren externen Kalender mit bookingtime synchronisieren, können Termine mit dem Status „Beschäftigt“ als Blocker in bookingtime zurückkommen. Ein Blocker zur selben Uhrzeit wie Ihre Veranstaltung kann die Veranstaltung und die Buchungen rund um sie beeinträchtigen. Ein Termin mit dem Status „Frei“ bleibt im externen Kalender sichtbar, blockiert in bookingtime aber nichts.

Was Sie beachten sollten

• Der Termin im externen Kalender ist nur eine Erinnerung. Wenn Sie ihn dort absagen oder verschieben, ändert sich die Veranstaltung in bookingtime nicht. Alle Änderungen an Veranstaltungen nehmen Sie in bookingtime vor.
• Änderungen werden nicht übernommen. Ändert sich ein Veranstaltungstermin in bookingtime, passen Sie den Termin im externen Kalender manuell an.
• Kolleg:innen sehen Sie als verfügbar. In der Terminplanung Ihres externen Kalenders erscheint die Zeit eines Termins mit dem Status „Frei“ als verfügbar.